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Registres sociaux : obligations et sanctions

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Règlementation
Il sera fait état des trois principaux : le registre unique du personnel, le registre du comité social et économique (CSE) et le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER ou DUERP).
8 min
08 Juil. 2021
Raïssa MAMANE - Juriste
Registres sociaux : obligations et sanctions

Les sociétés ont l'obligation de tenir et disposer de divers registres et documents sociaux. La tenue de ces différents registres est rendue obligatoire dès lors que les sociétés répondent à certains critères.  

Il sera fait état des trois principaux : le registre unique du personnel, le registre du comité social et économique (CSE) et le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER ou DUERP).

1. Le registre unique du personnel

a. Le registre unique du personnel : définition et contenu

Institué par la loi du 25 juillet 1985 et le décret du 13 mars 1986, le registre unique du personnel s'est substitué aux différents registres que l'employeur devait tenir auparavant : registre des entrées et sorties du personnel, registre des jeunes de moins de 18 ans, registre de la main-d'œuvre étrangère.

Le dispositif a été modifié à plusieurs reprises notamment par la loi du 20 décembre 1993 qui a supprimé le registre des travailleurs à domicile et la loi du 11 mars 1997 relative au renforcement de la lutte contre le travail illégal.

Dès lors qu’une entreprise emploi des salariés, elle se trouve dans l’obligation légale de tenir un registre unique du personnel. Elle ne concerne cependant pas les particuliers qui n'emploient que du personnel de maison ou des gardiens (Cour de Cassation, chambre criminelle 29 mars 1994, n° 92-86.082).

Ces dispositions sont codifiées aux articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1 et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.

L’article L. 1221-13 du Code du travail dispose ainsi que : « Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés ». Par cette disposition, le législateur a voulu que les entreprises tiennent un registre unique du personnel dans chaque établissement et pas uniquement au siège social de la société. Un tel registre permet de répertorier l’ensemble des salariés et, de fait, de jouer la transparence en matière d’embauche et de salariat. En cas de contrôle d’un inspecteur du travail, l’employeur doit être en mesure de fournir un registre unique du personnel tenant compte de l’ensemble des salariés.

Le registre du personnel doit contenir des mentions obligatoires, notamment :

  • Nom ;
  • Prénoms ;
  • Sexe ;
  • Date de naissance du salarié embauché ;
  • Les dates de son entrée et de sa sortie dans l'établissement ;
  • Les entrées et les sorties du personnel, remplies au fur et à mesure des flux de main-d'œuvre (C. trav., art. L. 1221-13).

Lorsque l’entreprise embauche des stagiaires, leurs nom et prénoms doivent être inscrits, dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre.

Ces mentions doivent être inscrites « de façon indélébile ». La loi du 11 mars 1997 a apporté cette précision pour éviter des fraudes fréquemment constatées auparavant.  

L’article L. 1221-14 du Code du travail prévoit également qu’il est possible de déroger à la tenue du registre unique du personnel, pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions prévues à l'article L. 8113-6 dudit code.

Dès lors que le traitement des données nominatives est automatisé, l’employeur doit, en cas de contrôle de l’inspecteur du travail, prouver, par la production des récépissés, qu’il a effectué les démarches préalables nécessaires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, sauf cas de dispense. De plus, les mentions obligatoires requises par l’article D. 1221-23 du Code du travail doivent également être insérées sur le registre unique du personnel électronique (articles D. 8113-2 et D. 8113-3 du Code du travail).

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale.

b. Le registre unique du personnel : sanctions

L'absence de registre unique du personnel, ou l'omission d'un salarié sur ce registre constitue une contravention de 4e classe, punie d'une amende de 750 euros (article R. 1227-7 du Code du travail).

Est ainsi puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe le fait de méconnaître les dispositions des articles L. 1221-13, L. 1221-15, L. 1221-15-1, D. 1221-23 à R. 1221-26 du Code du travail relatives au registre unique du personnel.

L'amende est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées au titre de ces dispositions.

L'absence de registre du personnel et/ou le défaut d'inscription d'un salarié sur le registre ne sont plus, à eux seuls, considérés comme un élément constitutif du délit de travail dissimulé depuis la loi du 11 mars 1997. Néanmoins, ils peuvent constituer un élément déterminant pour caractériser l'élément intentionnel de cette infraction. Plusieurs décisions rendues sous l'empire de la loi du 11 mars 1997 ont retenu le délit de travail dissimulé au vu d'un bulletin de paie irrégulier et d'un registre du personnel mal tenu.

2. Le registre du comité social et économique (CSE)

a. Fonctionnement et contours du registre du CSE

Auparavant, existait le registre des délégués du personnels ; désormais, c’est le registre du CSE qui a été mis en place pour les entreprises de moins de 50 salariés.

La tenue d’un tel registre permet de garder une trace de toutes les demandes rédigées par les membres de la délégation du personnel ainsi que de prendre en compte l’intégralité des réponses des employeurs.  

Par conséquent, l’intégralité des débats qui ont lieu au cours de ces réunions sont couché sur papier, permettant ainsi de conserver des écrits pour tous les salariés et l’inspection du travail.

L’élection d’un CSE est obligatoire pour toutes les sociétés employant, au cours d’un an révolu, plus de 11 salariés. Dès que l’entreprise compte un nombre supérieur à 50 salariés le fonctionnement et les attributions du CSE évoluent.  

Pour en savoir plus sur les réunions du CSE, prenez 5 minutes pour lire notre article sur : “Les réunions du CSE : organisation et fonctionnement” !

Le registre du CSE doit pouvoir être consulté par les salariés au sein de l’entreprise ou de l’établissement pendant toute une journée tous les quinze jours. Cette consultation doit pouvoir s’opérer en dehors du temps de travail desdits salariés.  

De plus, l’inspection du travail et les délégués du personnel doivent pouvoir consulter le registre du CSE à tout moment.

Le contenu du registre du CSE peut se diviser en trois parties :

• Partie 1 : l'exposé sur les demandes des salariés avant la réunion

Deux jours avant la tenue de la réunion, il faut que les membres du CSE remettent à l’employeur l’intégralité des questions formulées par les salariés de l’entreprise.

• Partie 2 : le déroulement de la réunion

La réunion doit être tenue au sein de l’entreprise. L’employeur se doit d’être présent, le cas échéant, il doit être représenté par son représentant qui peut être assisté de trois collaborateurs.  

La liberté prévaut au sein de ces réunions, dès lors, les membres du CSE sont libres de s’exprimer sans craindre de quelconque représailles de la part de l’employeur.

Le temps passé aux réunions représente du temps de travail, dès lors, il n'est pas déduit du crédit d'heures de délégation.

• Partie 3 : les réponses de l'employeur

L’employeur dispose d’un délai maximum de six jours ouvrables pour répondre. Sa réponse doit être écrite.  

Les demandes des membres du CSE et les réponses de l'employeur doivent être transcrites, soit sur le registre spécial, soit annexées au registre du CSE.

b. Les sanctions en cas d’absence de registre du CSE ou de réponse de l’employeur

Dès lors que l’employeur ne répond pas aux demandes du CSE, il s’expose à des sanctions. C’est également le cas lorsqu’il ne tient par le registre du CSE. Dans ces cas, l’employeur peut être accusé de délit d’entrave au fonctionnement du CSE, et condamné à une amende de 7 500 €.

3. Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER ou DUERP)

a. Définition du DUER ou DUERP

L'article 6 relatif aux obligations générales de l'employeur de la directive-cadre n° 89/391/CEE du 12 juin 1989 prévoit que, l'employeur doit « évaluer les risques pour la sécurité et la santé des travailleurs ». Suite à cette évaluation l’employeur doit, si cela s'avère nécessaire, mettre en œuvre des activités de prévention et des méthodes de travail et de production pour « garantir un meilleur niveau de protection de la sécurité et de la santé de travailleurs » et les insérer « dans l'ensemble des activités de l'entreprise et/ou de l'établissement et à tous les niveaux de l'encadrement ».

C'est suite à l’adoption du décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001, que le document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs a été inséré dans le droit français et les obligations des employeurs. Le document unique d'évaluation des risques (DUER) est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du premier salarié. Il doit lister les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection mises en place.

La responsabilité de l’employeur est mise en jeu en matière d’évaluation des risques professionnels, et plus précisément son obligation générale d'assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.

L'article L. 4121-3 alinéa 1 du Code du travail dispose ainsi que : « l'employeur, compte tenu de la nature des activités de l'établissement, évalue les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, y compris dans le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, dans l'aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations et dans la définition des postes de travail. Cette évaluation des risques tient compte de l'impact différencié de l'exposition au risque en fonction du sexe ».
Le deuxième alinéa précise également qu'« à la suite de cette évaluation, l'employeur met en œuvre les actions de prévention ainsi que les méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs. Il intègre ces actions et ces méthodes dans l'ensemble des activités de l'établissement et à tous les niveaux de l'encadrement ».

Afin de parvenir à ces exigences, l’employeur réalise un inventaire des risques, par unité de travail de l’entreprise et de l’établissement (article R. 4121-1 du Code du travail). Il est également dans l’obligation de transcrire et mettre à jour dans le DUER les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. (C. trav., art. R. 4121-1 , al. 1er).

b. La mise à jour du DUER

L’article R. 4121-2 du Code du travail prévoit 3 possibilités de mise à jour du DUER par l’employeur :  

  • « Au moins chaque année ;
  • Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, au sens de l'article L. 4612-8 ;
  • Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie. »

De plus, l'employeur doit préciser, sur un tableau d’affichage, les modalités d'accès des travailleurs au DUER (article R. 4121-4 du Code du travail). Il doit également tenir ce document à la disposition de divers organes précisés dans l’article précité du Code du travail.  

c. Sanction en cas de défaut de DUER

L’article R. 4741-1 du Code du travail prévoit que l’absence de DUER est passible d’une amende de 5e classe d’un montant maximum de 1 500 €. En cas de récidive, la peine sera alors majorée conformément aux articles 132-11 et 132-15 du Code pénal.

4. La solution Capbloc en matière de registres sociaux

Capbloc propose à ses clients la tenue de leur registre unique du personnel entièrement dématérialisé. Cela permet ainsi de répertorier l’intégralité des entrées et sorties des salariés au sein de leur entreprise. Ce registre étant légalement obligatoire, le tenir de manière dématérialisée assure une certaine rapidité et effectivité.  

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