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La suppression des registres papiers par les experts-comptables

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La suppression des registres papiers par les experts-comptables
5 min
12 févr. 2020
Lucile Martin - Juriste

A l'heure de la digitalisation des services et grâce à une récente évolution législative et règlementaire, les cabinets d'experts-comptables ont la faculté de procéder à la suppression des registres papiers.

‍“Les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés ! ”

Les experts-comptables accompagnent davantage les sociétés soumises à des obligations en matière de RSE.   La responsabilité sociétale des entreprises est définie par la Commission Européenne comme l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes. Selon la norme ISO 2000, le périmètre de la RSE comprend 7 problématiques majeures :

  • la gouvernance de l’organisation
  • les droits de l’homme
  • les relations et conditions de travail
  • l’environnement
  • la loyauté des pratiques
  • les questions relatives aux consommateurs
  • les communautés et le développement local.

Au titre de la normalisation volontaire des entreprises en matière de RSE, l’assistance apportée par les experts-comptables dans la formalisation concrète des actions menées pour l’environnement par leurs entreprises clientes est régulièrement mise en avant par les cabinets d’expertise comptable.

Les arguments reposent sur la réalisation de substantielles économies dans le processus de production des sociétés et sur la bonification de leur image.   Or, les expert-comptables eux-même manient encore une énorme quantité de papier. En effet, ils tiennent, d’une part, pour le compte des sociétés par actions les registres de mouvements de titres, d’autre part, pour toutes les sociétés, le registre des assemblées générales. La tenue de ces registres a lieu sur papier et elle représente donc une empreinte carbone considérable.   Désormais, les experts-comptables peuvent eux aussi bénéficier d’une alternative écologique afin de passer à la suppression de l’utilisation des registres papiers et de réaliser des gains d’efficacité grâce à une récente évolution du droit.

‍Une évolution législative et réglementaire en adéquation avec les enjeux écologiques !

Le législateur français a pris la mesure de la nécessité de ne pas freiner l’économie liée à la blockchain.

Dans un premier temps, l’Ordonnance n°2017-1674 du 8 décembre 2017 relative à l’utilisation d’un Dispositif d’Enregistrement Electronique Partagé (DEEP) pour le représentation et la transmission de titres financiers et son décret d’application n°2018-1226 du 24 décembre 2018 autorisent la représentation et la transmission de certains titres financiers au moyen d’une blockchain qui satisfait aux conditions posées.

Le régime établit une équivalence entre l’inscription en compte-titres et l’inscription dans un DEEP de valeurs mobilières (Art. L. 211-7 C. Mon. Fin.) en vertu du principe de neutralité technologique. Les titres concernés sont exclusivement les titres non admis aux opérations d’un dépositaire central de titre, c’est-à-dire, les titres de capital et de créance non négociés sur une plateforme de négociation, les titres de créance négociables ainsi que les parts ou actions d’organismes de placement collectif.

Le décret du 24 décembre 2018 précise les modalités selon lesquelles ces titres inscrits en DEEP peuvent faire l’objet d’un nantissement.

Dans un second temps, le Décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants est venu modifier les dispositions du Code de commerce.

Ce décret permet aux sociétés en nom collectif (SNC), sociétés en commandite simple (SCS), sociétés à responsabilité limitée (SARL), sociétés anonymes (SA), sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU), sociétés civiles, commerçants personnes physiques relevant du régime fiscal de la micro-entreprise de recourir à la tenue dématérialisée de différents registres. Il concerne le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le registre de présence, le registre des délibérations des assemblées. Le texte autorise que les documents sociaux suscités soient signés électroniquement. La certification doit s’effectuer au moyen d’une signature électronique qui respecte au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Ainsi, les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.

Les modifications législatives et réglementaires permettent, d'une part, à l’Etat français de se placer comme pionnier en Europe dans le domaine de la blockchain, d'autre part, aux experts-comptables de prendre le virage numérique et écologique de la suppression des registres papiers.

‍Moins de papiers, plus de digital et l’amélioration de vos performances d’accompagnement à travers l’outil Capbloc. Montrez l’exemple, digitalisez-vous !

Conformément à ces nouvelles dispositions légales et réglementaires, Capbloc a tout mis en oeuvre pour offrir le meilleur environnement de travail aux experts-comptables et aux avocats, qui jouent un rôle important dans l'émission et la gestion de titres.    

Registre de mouvement de titres digitalisé

Capbloc met à la disposition des experts-comptables un registre de mouvement de titres financiers stocké en temps réel sur la Blockchain, facile d’utilisation, sécurisé, lequel se trouve sur une interface multifonction et partageable avec la société émettrice et ses actionnaires. Chaque mouvement est enregistré de façon permanente et possède une empreinte blockchain vérifiable à tout moment. Cet enregistrement sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé confère à l’inscription du titre la même valeur juridique qu’une inscription sur un registre papier.

Toutes les sortes d’opérations relatives au capital des sociétés peuvent être répertoriées et effectuées via Capbloc de la même façon que les opérations relatives aux obligations.

En conséquence, qu’il s’agisse d’une émission de titres, d’une cession, d’exercice de bons ou de conversion, Capbloc répond aux exigences de la pratique et s’utilise de manière intuitive.

Capbloc permet aussi d’exporter en version PDF le registre de mouvement de titres, une attestation de mouvement, le comptes d’actionnaire de chaque associé et la liste des actionnaires.

Un autre avantage de Capbloc est la génération automatique de l’ordre de mouvement et du CERFA, qui peuvent être effectués très rapidement grâce aux informations renseignées et enregistrées.    

Registre des assemblées générales digitalisé

Par ailleurs, Capbloc permet également de gérer les assemblées générales, de faire signer numériquement les procès-verbaux d’assemblées générales et d’autres documents, et de les stocker.

Signature électronique de documents

Capbloc offre la possibilité de signer/faire signer n’importe quel type de document puis de le suivre grâce à sa signature électronique. La solution proposée est conforme aux exigences établies dans l’article 26 du Règlement (UE) N°910/2014 du 23 juillet 2014. Elle permet de garantir l’authenticité de l’expéditeur et de vérifier l’intégrité du message reçu.    

Stockage numérique de documents

Le stockage de documents est assuré par un coffre-fort numérique conforme à la réglementation en vigueur. Le système GED permet de retrouver facilement les documents grâce à une classification intelligente.

Capbloc permet d’effectuer des simulations de levées de fonds et de versement de dividendes. Il vous donne aussi accès au tableau de bord et à la table de capitalisation mis à jour en temps réel.

La suppression des registres papiers via l'outil Capbloc est simple, rapide et sécurisée.

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